关于归档2018 年文件材料的通知

 

院属各单位、机关各部门：

根据《高等学校档案工作规范》年度档案归档要求，现开始接收2018年院属各单位、机关各部门形成的各类档案，具体要求如下：

1.院属各单位、机关各部门文件材料收集范围，按《山东胜利职业学院档案归档范围和保管期限表》要求执行（见附件一），重要的业务会议文件材料、报表、资料汇编，人员花名册、重要会议记录、学院大会材料、学院重要活动材料、重要资料、照片、专题片以及电子文件、光盘、录音录像带、实物（获得市（局）级以上奖励奖牌、证书）等，须齐全完整移交归档；

2.凡移交的纸质文件材料必须附有电子文本,归档文件材料纸张规格一律要符合A4国家公文标准，签发单、传阅单等项目不能有漏项;

3.凡移交归档的文件材料及电子档案载体，目录要一式两份，须有移交人及部门领导签字，编制目录须按发文单位，文件序号、时间顺序等排列，光盘等特殊载体目录要填写清楚形成时间、名称、事件说明、格式、运行环境等（目录样表见附件二、三、四）；

4.归档时间：2019年3月31日前向学院综合办公室移交。

联系人: 张晓梅

附件：一、山东胜利职业学院档案归档范围和保管期限表

二、归档文件材料移交目录

      三、实物档案移交目录

      四、电子文件移交目录

                                 

 

 

山东胜利职业学院综合办公室

2019年3月1日